Typologie des documents des organisations, 2e édition

Quebec publishers

Les organisations, dans l’exercice de leurs multiples fonctions de gestion, produisent et reçoivent des documents qui témoignent de leurs activités. Les documents conventionnellement reliés à ces fonctions demeurent, même si leur mode de production et de gestion s’est transformé au cours des ans avec le développement de l’informatique, de différents formats et supports.

La première édition de ce livre est née de la préoccupation de fournir un outil de base à la connaissance des documents produits ou reçus dans les organisations. C’est dans le même esprit que cet ouvrage a été conçu, en tenant compte des changements survenus dans les pratiques administratives et dans le champ des connaissances en archivistique et en sciences de l’information.

Préparée avec la collaboration de gestionnaires de documents et des archives, cette édition revue et augmentée sur la typologie des documents analyse, selon une grille relevant de la diplomatique et de l’archivistique, les principaux documents des activités de gestion d’une organisation. Elle aborde ainsi les volets de la création, de la gestion et de la conservation des documents, et rappelle les législations ou règlements auxquels ils sont soumis. Chacune des descriptions analytiques des types de documents a été révisée et mise à jour. De plus, l’ajout de familles et de types de documents enrichit cette nouvelle mouture.

Cet ouvrage se veut une source d’information utile aux étudiants en gestion des documents ou en archivistique, et s’adresse également à toute personne concernée par la gestion de l’information.

Louise Gagnon-Arguin, Ph. D. en histoire, est professeure associée à l’École de bibliothéconomie et des sciences de l’information (EBSI) de l’Université de Montréal.

Sabine Mas, Ph. D. en sciences de l’information, est professeure agrégée à l’EBSI de l’Université de Montréal.

Dominique Maurel, Ph. D. en sciences de l’information, est professeure agrégée à l’EBSI de l’Université de Montréal.

Table of contents
Couverture	1
Crédits	8
Préface	9
Remerciements	13
Table des matières	15
Liste des sigles et des acronymes	21
INTRODUCTION	23
Nouvelle édition et partage des responsabilités	23
Contenu de l’ouvrage	24
Approche diplomatique et archivistique des documents	24
Études récentes sur le document dans les organisations	25
Conclusion	26
Bibliographie	26
UNE BRÈVE HISTOIRE DES ARCHIVES	29
Le document, une affaire de mémoire	31
Les archives, bien plus que de l’écriture	33
Archives, bureaucratie et civilisation	36
L’archive : pilier de la vie des États	38
Les archives et l’histoire	43
Plus ça change…	44
Bibliographie	44
LA CATÉGORISATION DES ACTIFS INFORMATIONNELS, ÉLÉMENT STRUCTURANT DE LA SÉCURITÉ DE L’INFORMATION	47
Introduction	49
La gestion des risques	50
Le risque lié à la sécurité de l’information	50
La famille des normes ISO/CEI 27000 – Systèmes de management des systèmes d’information	51
La catégorisation des actifs informationnels	52
La disponibilité (D), l’intégrité (I) et la confidentialité (C) ou le DIC	53
Planifier (P), déployer (D), contrôler (C), agir (A)	55
La catégorisation des actifs comme outil de gouvernance de l’information	56
Conclusion	59
Bibliographie	59
LA GRILLE D’ANALYSE	63
Contexte de création (Quand?)	65
Définition	65
Contenu (Quoi ou comment?	66
Conditions de validité	66
Fonctions (Pourquoi?)	66
Conservation	66
Responsable (Par qui?)	66
Documents et dossiers reliés	66
Informations complémentaires	67
Lois et règlements	67
Bibliographie	67
Annexe: Le cadre juridique des technologies de l’information utilisé pour créer et conserver les documents des organisations	68
Bibliographie	70
A – LES DOCUMENTS CONSTITUTIFS	71
Les législations déterminant la personnalité juridique des organisations	73
Les genres d’organisations au Québec	74
Les organismes non reconnus comme personnes morales	78
A.1. Les statuts de constitution	81
A.2. Le certificat de constitution	85
A.3. La déclaration d’immatriculation	88
A.4. Les lettres patentes	91
A.5. Les règlements	95
A.6. Le contrat de société	99
A.7. Les livres et les registres de la société	103
Bibliographie	104
B – LES DOCUMENTS DE RÉUNION	105
B.1. L’avis de convocation	109
B.2. L’ordre du jour	113
B.3. Le procès-verbal	116
B.4. Le compte rendu	121
B.5. La résolution	124
B.6. Les documents afférents	127
Bibliographie	128
C – LES DOCUMENTS DE DIRECTION	129
C.1. Le plan d’affaires	133
C.2. Le plan stratégique	136
C.3. Les politiques	139
C.4. La directive	142
C.5. L’organigramme	145
C.6. Le rapport annuel	148
Bibliographie	152
D – LES DOCUMENTS DE RESSOURCES HUMAINES ET DE RELATION DE TRAVAIL	153
D.1. Le plan des effectifs	156
D.2. La grille d’évaluation des emplois	159
D.3. La description de poste	162
D.4. L’offre d’emploi	165
D.5. La demande d’emploi	168
D.6. Le contrat de travail individuel	171
D.7. La convention collective	174
D.8. Le grief	177
D.9. Le guide d’accueil	180
D.10. La grille d’évaluation du rendement	183
D.11. Le plan de formation	186
D.12. Le certificat de travail	188
D.13. Le relevé d’emploi	190
Bibliographie	193
E – LES DOCUMENTS DE COMMUNICATION	195
E.1. Le plan de communication	199
E.2. Le logo	202
E.3. La lettre	204
E.4. Le courriel	207
E.5. La note	210
E.6. Le journal interne et la lettre d’information électronique	213
E.7. La brochure et le dépliant	216
E.8. Le plan marketing	219
E.9. L’étude de marché	222
E.10. Le communiqué de presse	225
E.11. La revue de presse	228
E.12. Les sites Web, l’intranet et l’extranet	231
E.13. Les médias sociaux	234
Bibliographie	237
F – LES DOCUMENTS COMPTABLES ET FINANCIERS	239
F.1. Le bon de commande	243
F.2. Le bon de livraison	247
F.3. Le connaissement	250
F.4. La facture	253
F.5. L’état de compte	256
F.6. Les effets de commerce	259
F.7. Le bordereau de dépôt	263
F.8. Le relevé de compte bancaire	266
F.9. La conciliation bancaire	269
F.10. Les journaux comptables	272
F.11. Le grand livre	277
F.12. La balance de vérification	281
F.13. Le bilan	284
F.14. L’état des résultats	288
F.15. Le rapport de vérification	292
F.16. Le reçu	295
F.17. L’avis au lecteur et la mission d’examen	298
F.18. Le plan comptable	301
F.19. Le budget	304
F.20. La subvention	308
F.21. Les déclarations fiscales et autres redevances	309
F.22. Le mandat de vérification	310
Bibliographie	311
G – LES DOCUMENTS JURIDIQUES	313
G.1. L’avis juridique	320
G.2. La mise en demeure	323
G.3. Les actes de procédure	326
G.4. Le certificat de brevet d’invention	331
G.5. Le certificat de droit d’auteur	335
G.6. Le certificat de marque de commerce	338
G.7. Le certificat de dessin industriel	341
G.8. L’avis d’appel d’offres	344
G.9. La soumission	348
G.10. Le cahier des charges	352
G.11. Le contrat d’entreprise ou de service	356
G.12. Le contrat d’assurance	359
G.13. Le contrat de prêt d’argent	362
G.14. Le prospectus	365
G.15. Le certificat d’action	368
G.16. La procuration	372
G.17. Le permis	375
Bibliographie	377
H – LES RESSOURCES MOBILIÈRES ET IMMOBILIÈRES	379
H.1. Les plans et devis	384
H.2. Le titre de propriété	388
H.3. Le contrat d’entretien	392
H.4. Le bail ou le contrat de location	395
H.5. L’acte d’hypothèque	399
H.6. Le contrat de vente	403
H.7. Les plans et devis d’aménagement ou de réaménagement	407
H.8. Le plan de mesures d’urgence	411
H.9. L’inventaire des biens	414
H.10. Le certificat de localisation	417
H.11. La servitude	421
Bibliographie	425
I – LES DOCUMENTS DE GESTION DES RESSOURCES INFORMATIONNELLES	429
I.1. Le plan de classification	433
I.2. Le calendrier de conservation	436
I.3. Le bordereau de versement	440
I.4. La déclaration de numérisation	443
I.5. La demande d’accès à l’information	447
I.6. Le fichier de renseignements personnels	450
I.7. La matrice de catégorisation	454
I.8. Les métadonnées	457
I.9. L’historique des événements	459
I.10. Le formulaire d’évaluation archivistique d’acquisition d’archives privées	460
I.11. Le rapport de traitement et de tri	461
I.12. Les instruments de recherche	462
Bibliographie	464
Notices biographiques	467
Index	471
Dans la meme collection	479
Quatrième de couverture	484